Møderegler – Code of Conduct

Møderegler for VELTEK

Det er VELTEKs ufravigelige politik at efterleve og overholde gældende lovgivning, herunder danske såvel som udenlandske konkurrenceregler, der måtte finde anvendelse.
VELTEKs formål er bl.a. at varetage medlemmernes interesser i internationale og nationale spørgsmål, såvel som medlemmernes interesser overfor de øvrige led i værdikæden. VELTEK vil søge indflydelse på udviklingen indenfor markedsforhold, erhvervs- og autorisationspolitik samt initiere, koordinere og støtte relevante markedsføringstiltag og uddannelse. VELTEK må ikke benyttes som forum til at diskutere erhvervs- eller forretningshemmeligheder eller andre forhold, som udgør konkurrenceparametre.

VELTEKs møder skal altid afholdes på en sådan måde, at selv den blotte mistanke om at medlemmerne udfører fælles handlinger, der kan udelukke, forhindre, eller på anden måde begrænse den frie konkurrence, udelukkes.

VELTEKs møderegler forbyder i særdeleshed enhver form for diskussion eller anden informationsdeling, som eventuelt kan udgøre eller give anledning til mistanke om en ulovlig aftale eller samordnet praksis vedrørende:

1) Priser eller prisfaktorer inklusive bonus og rabatter.
2) Omkostninger og efterspørgelsesstruktur.
3) Omsætning, fortjeneste og dækningsbidrag.
4) Produktion og salg.
5) Markedsandele og salgsområder.
6) Investeringer og markedsføringsplaner.
7) Udbudsforretninger, tilbud eller afståelse fra at afgive bud.
8) Kredit- og rentevilkår eller andre salgsvilkår eller klausuler, og/eller –
9) Udvælgelse, afvisning eller opsigelse

Ingen kommercielle forhold, der ligger udenfor VELTEKs formålsområde, må drøftes på VELTEKs møder og forsamlinger.
Også i pauser eller før og efter møder skal VELTEKs møderegler overholdes.

Forud for hvert møde udarbejdes altid en udførlig dagsorden, der fastlægger de emner, der skal drøftes. Dagsordenen udsendes til mødedeltagerne i god tid inden mødet. Til mødet drøftes kun de punkter, der står på dagsordenen. Under punktet ”Eventuelt” bør væsentlige emner som udgangspunkt ikke drøftes, idet sådanne bør tilføres dagsordenen som selvstændigt punkt. Er der sådanne punkter, skal de protokolleres behørigt i referatet. Efter ethvert møde udfærdiges der med vejledning af VELTEKs personale et udførligt mødereferat.

Disse mødereferater udgør den officielle protokol for VELTEK.

Mødereglerne gælder for alle møder afholdt i VELTEK regi.
Download tjekliste til møder her

Meeting rules for VELTEK

It is the strict policy of VELTEK to comply with the letter and spirit of the operative legislation, including Danish as well as foreign competition law.

The purpose of VELTEK is i.a. to safeguard the interests of the members in international and national issues, as well as the interests of the members in other parts of the value chain. VELTEK will try to influence the development within market conditions, industrial development policy, authorization policy, as well as initiate, coordinate and support relevant marketing approaches, and education.

VELTEK shall not be used as a forum for discussions of business secrets or other aspects which constitute competition parameters.

VELTEK’s meetings must always be conducted to avoid even the appearance that its members are taking common action which might eliminate, prevent, or in another way restrict free competition.

VELTEK’s meeting rules prohibit any discussions or exchange of information that might constitute or imply an illegal agreement or concerted practice concerning:

1) Prices or price factors including rebates and reductions.
2) Costs and demand structure.
3) Turnover, profits, and profit margins.
4) Production and sales.
5) Market shares and sales territories.
6) Investments and marketing plans.
7) Tender business, bidding, or refraining from bidding.
8) Credit terms, interest terms or any other terms or conditions of sales, and/or
9) Selection, rejection or termination of customers or suppliers.

The prudent rule to be followed at all VELTEK meetings and gatherings is that no commercial topics outside the scope of VELTEK’s mission should be discussed. The meeting rules must also be followed on breaks or before or after meetings.

Before each meeting a detailed agenda stating the items to be discussed must be prepared. An agenda for each meeting must be circulated prior to the meeting. At the meeting only items on the agenda can be discussed.  Basically, significant items cannot be discussed under “Miscellaneous” as such items must be on the agenda as a separate item. Such items must be put in the official minutes. Official minutes must be produced for each meeting under the guidance of VELTEK’s staff.

They are the official record of VELTEK.

These meeting rules apply to all meetings under the guidance of VELTEK.