Møderegler ved Skype-møder

For skype-møder i VELTEK, med deltagelse af medlemmer og/eller konkurrerende virksomheder gælder de samme møderegler som ved fysiske møder. Fordi mødelederen ikke sidder i samme fysiske mødelokale som mødedeltagerne gælder yderligere:

Maksimalt 1 time før mødestart, udsender mødelederen en e-mail til hver enkelt mødedeltager med nedenstående tekst med reference til mødet:

Overskrift i e-mail:
Skype-møder i VELTEK – Compliance som kræver din bekræftelse!

Som mødedeltager i Skype-mødet bekræftes hermed:

  1.  Jeg har læst og accepterer VELTEKs Competition Law Checklist for Meetings.
  2.  Jeg deltager alene på min Skype forbindelse – dvs. der er ikke andre kolleger/personer i umiddelbar nærhed af mødedeltageren under mødet.
  3.  Jeg er forpligtet til omgående at informere de øvrige mødedeltagere, såfremt en eller flere personer måtte tilstøde mødet via min lokation (Skype forbindelse).
  4.  Jeg har sikret mig at uvedkommende hverken kan få indkig til min computerskærm, kan høre lyden fra højtaleren eller min egen tale.

Din deltagelse i Skype-mødet er betinget af, at du senest 10 minutter inden mødestart aktivt bekræfter alle ovenstående punkter (Pkt. 1- 4) i dit svar af denne e-mail. Dit e-mailsvar vil efterfølgende blive opbevaret sammen med referatet i VELTEK Sekretariatet som led i VELTEKs complianceprocedurer.

I tilfælde af at mødelederen ikke har modtaget bekræftelsen for pkt. 1- 4 fra en eller flere mødedeltagere inden for tidsrammen, annullerer mødelederen mødeinvitationen til den pågældende person/personer. Først herefter udsender mødelederen en opdatering til mødedeltagernes kalenderinvitation inkl. Skype-linket til de resterende mødedeltagere, hvorfra mødelederen har modtaget bekræftelsen.

Denne proces sikrer, at mødedeltagere, som ikke har bekræftet pkt. 1- 4, ikke kan få adgang til Skype-mødet via kalenderinvitationen.

Såfremt en mødedeltager afkobler sig Skype forbindelsen under mødet, skal mødelederen  registrere mødedeltagerens navn og klokkeslæt, samt under hvilket agendapunkt mødedeltageren forlod mødet.

Compliance for VELTEK Skype-meetings

For all VELTEK Skype-meetings with the participation of members and/or competing companies the same rules of procedure apply as for physical meetings. Since the moderator isn’t present at the same physical room as the participants, further applies:

Maximum one hour before the meeting the moderator will send an e-mail to each of the participants with the below text reference to the Skype-meeting:

Headline of e-mail:
VELTEK Skype meetings – Compliance which needs your confirmation!

As participant at this VELTEK Skype-meeting I hereby confirm:

  1.  I have read and accept the conditions of the attached VELTEK Competition Law Checklist for Meetings.
  2.  I am attending alone via my Skype-connection – there are no other colleagues/persons in my presence during the meeting.
  3.  I am obliged to inform the other meeting participants if someone should join us during the meeting from my location (Skype-connection).
  4.  I have ensured that nobody can access my computer screen, can hear the sound from the speaker or my own speech.

Please note that your participation in the Skype Meeting is conditional on actively confirming all the above points (Items 1- 4) in your reply to this email 10 minutes before the start of the meeting. Your reply will be filed together with the minutes of the meeting at the VELTEK Secretariat as part of VELTEK’s compliance procedures.

If the moderator hasn’t received the confirmation on the above items 1- 4 from one or more participants within the timeframe, the moderator will cancel the invitation to the person/persons concerned. The moderator will then send an update of the calendar invitation including the Skype-link to the remaining participants from whom he has received a confirming mail.

This process will ensure, that participants who haven’t confirmed item 1- 4, will not get access to the Skype-meeting via the calendar invitation.

If a participant disconnects the Skype-connection during the meeting, the moderator must register the name of the participant, time of the disconnection and make a note at which point of the agenda the participant left the meeting.